Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
# Finish and Merge Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

* Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Mail merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source
1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
   
Tahap II Membuat Dokumen Master
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
   Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
   Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
   
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
    Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
    
Tips:
• Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
• Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
  1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
  2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
• Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
    Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
    
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak surat.
      Ada 3 pilihan:
      1. All untuk mencetak semua surat.
      2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
      
    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
      Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut
      

dikutip dari http://computer1001.blogspot.com/2008/10/cara-membuat-mail-merge-di-word-2007.htm

Tips Membuat Mailmerge Label

Apa itu mailmerge? Gini, kamu disuruh mengirim ucapan tahun baru ke 1000 orang. Kemudian, supaya mudah dan cepat, kita cetak alamat setiap orang di atas label undangan. Nggak mungkin dong kita ketik satu2 di format label yang kemarin kita buat?

Untuk itu, kita gunakan 2 file, yang satu berupa template label, yang kedua adalah pangkalan data/database alamat berupa file Excel, MS Access, MS Outlook address book dll. Itu yang disebut mailmerge.

Biar nggak bingung, mending kita praktekkan langsung aja ya! ;-)

Oh ya, di sini saya menggunakan software MS Word 2003 dan MS Excell.

================================================

Mari kita mulai langkah demi langkah:

1. Kita buka template yang kemarin kita buat untuk Label no. 103.

2. Ini labelnya kan:

3. Di Menu bar, klik Tools>Letter and Malings>Mail Merge

4. Setelah itu akan muncul panel di sebelah kanan. Karena kita mau bikin mailmerge untuk surat, ya kita pilih "Letters". Kemudian lihat di bagian bawah panel, klik "Starting New Document"

5. Karena kita ingin menggunakan format label yg sudah kita buka tadi, pilih "Use current Document".

6. Kemudian kita pilih, "Use existing List", ini artinya kita ingin menggunakan file berisi alamat yg kita punya. Setelah itu klik "Browse" untuk mencari lokasi dimana file Excel yang mau kita pakai berada dalam komputer kita.

7. Sebagai contoh, saya menggunakan file excel yg berisi data member mailing list pustakawan CGIAR berikut.

8. Setelah itu, kita pilih pada sheet mana data alamat tersebut berada.

9. Lalu kita akan disajikan bentuk data yang ada di dalam file excel tadi. Di sini kita bisa memilih data mana saja yang mau kita tampilkan di label. Tapi kalau bingung, tampilkan saja semuanya dulu. Caranya, klik "Select All".

10. Kita boleh memilih recipient, maksudnya si penerima surat. Silahkan edit recipient kalau diperlukan, kalau tidak lanjut saja. Klik "Next: Write Your Letter".

11. Nah, disini kamu klik cursor kamu di kolom pertama label. Kemudian klik "More Items" di panel sebelah kanan.

12. Akan muncul dialog box seperti gambar di bawah. Kita pilih ruas(field) mana yang akan kita tampilkan di label. Kita akan mengirim surat, tentu saja yang kita akan tampilkan adalah data Nama pada ruas "Name", Nama Lembaga yang dalam contoh ini ada di ruas "Center", Kemudian saya ingin tampilkan email pada field "Email". Seharusnya ada field alamat, tapi karena sekedar contoh, nggak usah dimasalahkan ya :D

13. Ketika kamu klik "Insert", maka ruas2 itu muncul di label. Lihat gambar dibawah.

14. Yah sekarang tinggal sesuaikan susunannya. Tinggal klik enter biar susunannya turun ke bawah. Trus select dan bold fontnya sesuai kebutuhan.

15. Oh iya, saya lupa mengaktifkan toolbar mailmerge. Coba ikutin gambar di bawah ini aja ya.

16. Kalau recipient atau penerima suratnya buanyak banget, misalnya 100 orang ya, pasti kita ingin agar kita bisa mencetak secara berkesinambungan. Label 1 berisi nama A label kedua si B dst. Karena itu kita harus tambahin Macro dari Mailmerge Toolbar. Klik toolbar mailmerge yg judulnya "Insert Word Field", kemudian klik "Next Record".

17. Macro word field "Next Record" itu dikopi dan paste di setiap label ya. Biar masing2 label menampilkan record yang berurutan.

18. Hasilnya akan seperti di bawah ini. Klik "Preview Your Label" di bagian bawah panel sebelah kanan. Kalo hasilnya menampilkan satu lembar label satu record, berarti masih ada kesalahan di langkah sebelumnya. Coba dicek lagi. Kalo bingung, coba lagi saja dari awal.

19. Maka MS Word akan menampilkan semua data nama dan alamat di label anda.

20. Pada tahap ini proses mailmerge bisa dikatakan selesai. Kamu sudah bisa mencetak label2 tersebut pada printer. Tapi bila kamu ingin melihat dulu hasil mailmergenya dalam sebuah dokumen label yang panjang sesuai jumlah data yang kamu punya, kamu bisa lihat ke toolbar mailmerge kemudian klik tombol "Merge to New Document". Silahkan dicoba deh, pasti dia akan membuat sebuah dokumen panjang sebanyak orang yang ingin kamu kirimi surat. Jangan lupa cek kesinambungan urutan nama pada label di masing2 halaman. Kadangkala ada kesalahan urutan kerja sehingga urutannya agak kacau.

21. Saya tidak tampilkan preview seperti apa dokumen yang dihasilkan. Kalian mesti mencobanya sendiri. Bila anda ingin mencetak nama2 tertentu saja dalam pangkalan data anda, anda bisa memilih secara manual nama tersebut. Dengan mengedit recipent list. Ini ada di langkah sebelumnya. Coba kamu cari lagi ke atas deh.

Selesai deh tutorialnya. Sebelum memulai, jangan lupa siapkan dulu format labelnya dan file MS Excel atau MS Accessnya. Nanti kalau sudah jago, kamu bisa coba mailmerge dari file pangkalan data yang lain, seperti dari file txt, MS Outlook, dll.

sumber : http://larassejati.multiply.com/journal/item/426?&item_id=426&view:replies=threaded